Совокупная стоимость владения (ТСO— Total Cost of Ownership) информационной системой — сравнительно новое понятие, кото­рому в последнее время уделяется самое пристальное внимание в литературе. Под совокупной стоимостью владении пони­мается сумма прямых и косвенных затрат, которые несет владелец системы за период жизненного цикла последней.

При анализе ТСО рассматривают жизненный цикл, включаю­щий в себя время жизни существующей на предприятии системы, время, необходимое для проектирования нового альтернативного решения, срок эксплуатации альтернативной системы с учетом амор­тизации ее элементов и ориентировочного срока ожидания. Под сро­ком ожидания понимают время, необходимое для выхода системы на уровень доходности, при котором ее эксплуатация позволяет получить частичный (до 90%) возврат инвестиций, вложенных в систему.

При выборе новой информационной системы между альтерна­тивными существующему решению вариантами необходимо оценить совокупную стоимость владения для каждого предлагаемого вари­анта. При этом жизненный цикл, на котором оцениваются прямые и косвенные затраты, должен включать:

• время жизни существующей на предприятии системы;
• время проектирования новой системы;
• время на закупку и внедрение элементов новой системы;
• время эксплуатации новой системы, которое необходимо ог­раничить сроком возврата 90% вложенных инвестиций за счет прибыли от эксплуатации этой системы. Вариант информационной системы с более коротким жизнен­ным циклом предпочтителен для дальнейшего использования. На рисунке самым рациональным является вариант А.

Точка выбора новой системы для каждого предприятия индиви­дуальна.

Предприятие может начать этот процесс в различных слу­чаях, например:

• при появлении необходимости дополнить или изменить функ­ции существующей информационной системы, чтобы они соответствовали изменившимся потребностям бизнеса и не приводили к неоправданным финансовым потерям;
• при достижении доходов от эксплуатации существующей сис­темы порядка 90% вложенных в нее инвестиций;
• при превышении эксплуатационных затрат на систему над доходами от ее использования и др.

Прямые и косвенные затраты могут включать следующие составляющие.

1.1. Основные затраты:

• создание информационной системы;
• оборудование — серверы, клиентские места, периферия, сетевые компоненты;
• программное обеспечение (ПО);
• приложения, утилиты, управляющее ПО;
• обновление (модернизация).

1.2. Эксплуатационные затраты:

• управление задачами (сетью, системой, массивами памяти);
• поддержка работоспособности системы — персонал, функционирование справочной службы, обучение, закупки, подготовка кон­трактов на поддержку системы;
• разработка инфраструктуры, бизнес приложений.

1.3. Прочие затраты:

• создание коммуникаций — глобальные сети, взаимодействие с поставщиками сервиса, удаленный доступ, Internet, доступ клиента;
• управление и поддержка — аутсорсинг, сопровождение, справочная система.

Все затраты на создание информационной системы, которые ассоциируются с установкой оборудования и его подготовкой к эксплуатации, должны оцениваться как часть инвестиций. Эти разовые затраты могут включать в себя такие составляющие, как проектирование системы, программирование, тестирование системы, ревизия системы, приобретение оборудования, разработка и изменение руководств, обучение и передвижения в связи с установкой, тестированием и параллельным запуском системы.

Затраты на оборудование включают в себя стоимость компонент системы, затраты в течение жизненного цикла, такие, как смена оборудования, которое заменяется до истечения жизненного цикла. Затраты на оборудование могут включать и такие разовые расходы, как сопутствующая мебель для периферийных устройств. Оценки подготовительных работ должны основываться на масштабах реноваций и включать в себя изменение расположения при перемещении, добавлении или удалении оборудования. Кроме того, в эти затраты необходимо включать и изменения в электропитании, освещении и кондиционировании воздуха. Если часть оборудования бе­рется в лизинг, то суммарные затраты на это оборудование выделяются в отдельную категорию.

Ниже перечислены основные виды затрат и их составляющие, которые необходимо учитывать при определении совокупной стоимости владения.

Эксплуатационные затраты (затраты на обслуживание и работу системы)

1. Затраты на сетевое управление — расходы административного персонала на решение задач, ассоциируемых с управлением сетью и клиентами

• затраты на определение причины неисправности и решение проблемы (ремонт), после того как поступило сообщение о неисправности в сети
• регулярные затраты на измерение сетевого трафика и планирование его оптимизации
• регулярные затраты на настройку производительности сетевых компонентов и межкомпонентных со­единений
• временные затраты, связанные с добавлением, перемещением, удалением пользователей и изменением прав доступа к сети
• затраты на поддержку сетевых и клиентских опе­рационных систем, включая установку, настройку и инсталляцию драйверов
• затраты на поддержание работоспособности сети и клиентов, наподобие диагностики, проверок и прочих задач, которые не попадают в категории, указанные выше
• затраты на поддержку пользователя, поддержки производителей, не попадающие в перечисленные выше категории

2. Затраты на управление системой — расходы на управление приложениями, имуществом и миграциями

• затраты, связанные с исследованием и планиро­ванием проекта новых компьютерных систем, сетевых и коммуникационных компонент, затраты на выбор различных стратегий и конфигураций
• затраты, связанные с оценкой и покупкой новых компьютеров, сетевых компонент, коммуникационных устройств и программного обеспечения, определе­ние поставщика, модели и получение финансов
• затраты, связанные с управлением, контролем за лицензиями, дистрибуцией и конфигурированием программного обеспечения по сети
• затраты, связанные со сбором информации, относящейся к имуществу, и включающие в себя инвентаризацию, контроль закупок и отслеживание конфигураций имущества
• затраты на управление программным обеспечением сети, включающее в себя контроль версий, доступа и запуска
• затраты, связанные c контролем за системой с целью обнаружения и предотвращения нарушений правил безопасности, вирусных атак и мероприя­тия по восстановлению после нарушений
• затраты, связанные с конфигурированием новых решений или перенастройкой существующих решений (решение включает в себя компоненты системы, топологию, местоположение, а также любые физические или логические замену и инсталляцию)
• затраты, связанные с установкой дополнительного оборудования или модернизацией (за исключением программной модернизации)

3. Затраты на управление устройствами хранения данных — расходы на задачи, связанные с управлением и контролем за данными и их хранением в сети

• затраты, связанные с организацией, оптимизацией и восстановлением файлов в сети
• затраты, связанные с контролем и проверкой оптимизации хранящихся данных
• затраты, связанные с обеспечением доступа к данным и устройствам хранения информации
• затраты по конфигурированию, управлению, оптимизации и поддержке систем архивирования и резервного копирования
• затраты на создание, испытание, управление и поддержку планов прогнозирования и восстановления неисправностей
• затраты по управлению средствами хранения дан­ных и репозиторием в реальном времени

Косвенные затраты

Затраты, связанные с оплатой действий, напрямую не являющихся рабочими функциями

Контроль, отправка и получение почты, телефонные разговоры, ввод информации, переводы, расходы напомещение, потери от плановых и внеплановых простоев, коммунальные услуги и поддержку административного и конторского персонала