Войти
Телефон/факс: +7 (495) 543-8980  
home mail map
Главная IT решения Эффективное планирование IT–бюджета

IT решения

Управление IT–инфраструктурой.

Эффективное управление IT–инфраструктурой бизнеса. Соокращения затрат. Планирование и автоматизация. Управление.

Отказоустойчивые IT–системы

Построение отказоустойчивой IT–инфраструктуры. Внедрение. Консалтинг. Обслуживание. Управление и администрирование.

Эффективное планирование IT–бюджета

Оптимизация вложений в информационные технологии. Планирование и автоматизация. Управление. Консалтинг.

IT–решения для малого бизнеса

Схемы построения эффективной IT–инфраструктуры малого бизнеса. Экономические и технические составляющие и компоненты.

IT–риски и IT–безопасность

Влияние внешних и форс-мажорных факторов. Защита IT–инфраструктуры бизнеса от внешних попыток нарушения ее работоспособности.

 
Эффективное планирование IT–бюджета

Вопрос о том, какую долю средств компания должна тратить на информационные технологии, далеко не однозначен. С одной стороны, с ростом конкуренции норма прибыли, приходящаяся на каждого участника рынка, уменьшается и компании должны снижать расходы, в том числе и на информационные технологии. С другой стороны, отлаженная IT-инфраструктура, включающая каналы передачи данных и системы автоматизации, может способствовать снижению издержек компании и повышению ее эффективности. В этой ситуации задача правильного формирования IT-бюджета является особенно актуальной.

Для того чтобы правильно анализировать связь IT-затрат и эффективной работы компании, необходимо обеспечить прозрачный и понятный учет таких затрат. Поэтому IT-бюджет, как и бюджет любого другого направления деятельности компании, должен формироваться и утверждаться по принятым в компании правилам и регламентам. Обычно он разбивается на бюджет капитальных вложений (инвестиционный бюджет) и операционный бюджет (бюджет текущих расходов)1. Структура IT-бюджета конкретной компании зависит от особенностей бизнеса и задач, которые перед ним стоят.

Особенности составления текущего IT-бюджета

Высокие трудозатраты на управление корпоративными информационными системами, наличие большого пакета прикладных программ (практически в любой компании он варьируется от стандартного Microsoft Office и учетной бухгалтерской системы до системы автоматизации продаж, системы бюджетирования или системы автоматизации производства) и необходимость поддержки инфраструктуры (сети, серверов, телефонной связи, интернета и т. д.) усложняют формирование бюджета текущих затрат. Для того чтобы правильно оценить или спрогнозировать отдельные статьи затрат, требуется вычислить будущие расходы по следующим направлениям:

  • модернизация серверного парка и клиентских рабочих мест (включая частичное обновление комплектующих);
  • модернизация сетевых компонентов (маршрутизаторы и т. п.);
  • обновление периферийного оборудования (принтеры, сканеры, копиры и т. д.);
  • расходные материалы (бумага для принтеров, картриджи, порошок и т. д.);
  • модернизация программного обеспечения;
  • договоры поддержки и сопровождения, заключенные со сторонними компаниями.

Размер этих и других статей затрат можно определить с помощью статистики за предыдущие периоды. При отсутствии такой статистики, что часто бывает в растущих компаниях, необходимо определить правила, которые позволят привязать размер этих статей к другим показателям деятельности предприятия. В качестве таких показателей могут выступать численность персонала (помогает определить необходимое количество компьютеров, телефонов, загрузку телефонных линий и серверов) и выручка (уровень используемой техники). Другой вариант — принять в качестве отправной точки структуру затрат на информационные технологии у предприятий, являющихся отраслевыми аналогами.

Помимо этого необходимо рассматривать возможность резкого роста текущих затрат на информационные технологии. Как правило, такой рост имеет место в случае, когда компания решает полностью пересмотреть свою стратегию в отношении информационных технологий либо в моменты экстенсивного роста, при покупке новых предприятий или же расширении штата сотрудников.

Особенности составления IT-бюджета капитальных затрат

Сложность оценки эффективности инвестиций

Бюджет капитальных затрат на информационные технологии чаще всего подвергается секвестированию при появлении внезапной необходимости минимизации расходов. Это происходит главным образом из-за сложности оценки эффективности инвестиций в информационные технологии. Тем не менее снижение таких затрат не всегда оправданно.

Одним из способов оценки эффекта от освоения IT-бюджета и, как следствие, более осознанного подхода к IT-затратам является разделение технологических решений в зависимости от группы пользователей. Конкретные группы пользователей выступают заказчиками различных бизнес-функций программного обеспечения и технических средств, объединяемых в проекты. Они могут быть ориентированы на задачи планирования ресурсов предприятия, работу с потребителями услуг, реализацию системы документооборота и т. д. Соответственно члены этих групп лучше понимают возможность повышения эффективности работы за счет вложений в информационные технологии и с большей точностью могут разделить эффекты от комплексной реорганизации деятельности той или иной службы и ускорения процессов, обеспеченных автоматизированной системой.

Например, снижение периода оборачиваемости дебиторской задолженности может быть следствием как работы системы CRM, так и общего повышения платежной дисциплины в компании. Следовательно, польза от реализации IT-проектов должна определяться с учетом выполнения задач подразделений или бизнеса в целом. Поэтому отказ от того или иного вложения должен формулироваться в первую очередь исходя не из размера затрат или срока их окупаемости, а из приоритетности задачи, которую планируется решить с помощью информационных технологий.

Высокая неопределенность

Если при защите операционного IT-бюджета проблем, как правило, не возникает, то обоснование бюджета капитальных затрат требует повышенного внимания со стороны как IT-отдела, так и бюджетного комитета. Многократное превышение затрат на капиталоемкие проекты в сфере автоматизации характерно для многих компаний. Чтобы избежать этого, для формирования бюджетов капитальных проектов автоматизации следует установить следующие обязательные требования:

  • в бюджете должны быть учтены вероятные изменения бизнес-прогноза в сторону улучшения или ухудшения, в том числе исходя из оценки изменения требований к проекту в ходе его реализации;
  • для каждого варианта необходимо разработать и оценить мероприятия, позволяющие выполнить эти изменения и минимизировать возможные риски проекта;
  • необходимо провести сравнение уровня затрат на выполнение мероприятий с возможным экономическим эффектом от их выполнения (такая оценка должна делаться совместно с бизнес-подразделениями).

Наличие неявных расходов

Составление бюджета капитальных затрат осложняется тем, что он имеет как явные статьи затрат, так и скрытые, которые часто остаются за рамками бюджета. Особенно часто это происходит в компаниях с неразвитой системой проектного управления.

Пример

Явные затраты на внедрение автоматизированной системы:

  • стоимость лицензий на программное обеспечение;
  • стоимость услуг по внедрению;
  • стоимость доработок системы;
  • затраты, связанные с организационными изменениями в компании;
  • стоимость аппаратной платформы;
  • стоимость обучения;
  • стоимость модернизации корпоративной сети;
  • стоимость сопровождения и технического обслуживания.

Скрытые затраты:

  • командировки сотрудников;
  • создание проектной инфраструктуры;
  • затраты, связанные с незапланированным объемом работ или изменившимися границами проекта;
  • затраты, связанные с мотивацией проектной группы заказчика;
  • затраты, связанные с открытием новых вакансий из-за перераспределения работ в бизнес-подразделениях (зарплата);
  • прямые и косвенные затраты участников проекта со стороны заказчика (зарплата и административные расходы);
  • затраты на открытие новых вакансий в IT-службе.

Для полноценного учета расходов на информационные технологии разбиение бюджетов по статьям должно позволять анализировать IT-затраты минимум по трем направлениям:

  • посистемное разбиение в разрезе используемых автоматизированных систем (ERP-система, системы автоматизации работы с клиентами, офисные программы и т. д.);
  • структурированное разбиение в разрезе организационной структуры (затраты на общекорпоративную инфраструктуру, на поддержку отдельных бизнес-подразделений и на решение задач руководства компании);
  • попроектное бюджетирование (соотнесение инвестиционных затрат с IT-проектами).

Важно также обеспечить возможность обоснования каждой статьи, поскольку это необходимо для контроля исполнения бюджета. Но следует помнить, что для формирования бюджета, соответствующего всем указанным требованиям, руководитель IT-подразделения также должен понимать важность четкого планирования затрат на информационные технологии и правила осуществления такого планирования.

 
 

IT услуги

Абонентское обслуживание компьютеров

Обслуживание компьютерной инфраструктуры. Оперативное решение проблем связанных с IT. Квалифицированная помощь и консультации.

Создание и обслуживание 1С-решений

Содание, обслуживание и поддержка решений на базе 1С. Разработка специализированных прогаммно-аппаратных комплексов.

Ремонт и обслуживание ПК. Восстановление данных

Оперативный ремонт и восстановление работоспособности компьютеров и ноутбуков. Восстановление данных с носителей информации.

 
 
 

IT инструменты

Серверные системы (2SoD)

Контрактная поставка серверного оборудования от производителей. Консалтинг. Управление и администрирование. Модернизация. Аренда.

Компьютерные системы (CSoD)

Контрактная поставка компьютерного оборудования от производителей. Консалтинг. Управление и администрирование. Модернизация.

Сетевые хранилища (D-NAS)

D-NAS. Высокая надёжность. Масштабируемость. Распределённый доступ. Низкая себестоимость. Внедрение. Консалтинг. Обслуживание.
 
 
 
 
 
Rambler's Top100